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Projekt besprechen

Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an ScaleHousing Systems. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unserer Website scalehousing-systems.com, der zugehörigen Messe-Landingpage /de/messe/ sowie unseres internen CRM-Systems unter app.scalehousing-systems.com erheben, zu welchen Zwecken wir sie verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.

Stand: 28. Mai 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist:

KMS 24 UG (haftungsbeschränkt)
Oberstraße 3
47829 Krefeld
Deutschland

Ansprechpartner: Pawel Sergiusz Matynski
E-Mail: info@scalehousing-systems.com
Telefon: +49 151 28976397

Eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht für uns derzeit nicht. Sie können sich bei allen Anliegen rund um den Datenschutz direkt an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

2. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit wir für Verarbeitungen personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, dient Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der DSGVO als Rechtsgrundlage. Hierunter fällt insbesondere die Bearbeitung Ihrer Projektanfrage.

Soweit eine Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, dient Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO als Rechtsgrundlage. Hierauf stützen wir insbesondere die technische Sicherstellung des Webseitenbetriebs und den Spam-Schutz.

3. Datensicherheit

Unsere Webseite, die Messe-Landingpage und unser internes CRM werden ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS) ausgeliefert. Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

4. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und unsere Subdomain app.scalehousing-systems.com werden auf einem von uns angemieteten und selbst verwalteten Server bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, betrieben. Die Verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union.

Beim Aufruf der Webseite werden durch den Hosting-Provider und unsere Server-Software automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst. Dies sind:

  • anonymisierte IP-Adresse (gekürzt, sofern technisch möglich)
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge
  • Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
  • verwendeter Browser, Betriebssystem und Sprache

Diese Daten werden zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs sowie zur Abwehr von Angriffen ausgewertet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Webseitenbetrieb). Die Logfiles werden in der Regel nach 14 Tagen automatisch gelöscht, sofern nicht zur Beweissicherung im Falle eines Angriffs eine längere Speicherung erforderlich ist.

5. Cookies

Unsere öffentliche Webseite scalehousing-systems.com setzt keinerlei Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, ohne die einzelne Funktionen unserer Seite nicht oder nur eingeschränkt nutzbar wären.

Wenn Sie das in unsere Messe-Landingpage eingebettete Projektanfrage-Formular (Iframe von app.scalehousing-systems.com) ausfüllen, setzt unser CRM-System die folgenden, technisch notwendigen Cookies auf der Subdomain app.scalehousing-systems.com:

  • scalehousing_app_session – Session-Cookie, hält Ihre Eingaben während des Ausfüllens des Formulars zusammen. Laufzeit: max. 2 Stunden.
  • XSRF-TOKEN – Sicherheits-Token zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen beim Absenden des Formulars. Laufzeit: max. 2 Stunden.

Diese Cookies sind technisch unbedingt erforderlich für die Funktion des Formulars und werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (ehemals TTDSG) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ohne gesonderte Einwilligung gesetzt. Sie enthalten keine personenbezogenen Informationen und werden nach Sitzungsende oder spätestens nach 2 Stunden gelöscht.

6. Externe Schriftarten (Google Fonts)

Zur einheitlichen und hochwertigen Darstellung von Texten verwenden wir auf der Messe-Landingpage /de/messe/ sowie im Iframe-Formular die Schriftarten Inter und Fraunces von Google Fonts (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Beim Aufruf dieser Seiten werden die Schriftarten von einem Server von Google geladen. Hierbei kann Ihre IP-Adresse an Google übertragen werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote). Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, wodurch ein angemessenes Datenschutzniveau auch bei einer möglichen Datenübertragung in die USA gewährleistet ist. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy.

7. Allgemeines Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf unserer Webseite eine Anfrage zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma und Ihre Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ihre Daten werden so lange gespeichert, wie es zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Messe-Landingpage und Lead-System

Auf unserer mobilen Messe-Landingpage unter scalehousing-systems.com/de/messe/ bieten wir Ihnen ein Projektanfrage-Formular an. Dieses Formular ist technisch als Iframe in die Seite eingebettet und wird von unserem internen CRM-System unter app.scalehousing-systems.com bereitgestellt. Beide Subdomains werden ausschließlich von uns (KMS 24 UG) auf eigener Infrastruktur betrieben; es findet keine Datenweitergabe an Dritte statt.

8.1 Welche Daten wir erheben

Im Rahmen der Projektanfrage erheben und speichern wir die folgenden Daten:

  • Pflichtangaben: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Art der Anfrage (z.B. Betreiberprojekt, Investorenprojekt, Resort/Hospitality), Projektstandort/Region, geplante Nutzung, Anzahl gewünschter Module, Projektstatus, Beschreibung Ihrer Projektidee, Datenschutz-Einwilligung mit Zeitstempel.
  • Freiwillige Angaben: Unternehmen/Organisation, Website, geplanter Investitionsrahmen, Zeitrahmen, gewünschte Form der Kontaktaufnahme (Rückruf, E-Mail, Videotermin, Gespräch auf der Messe, Business-Day-Termin, Unterlagen-Versand).
  • Technische Begleitdaten: Zeitpunkt der Eingabe, ggf. Sprach-Kennzeichnung, Quelle der Anfrage (z.B. „QR-Code Messe").

8.2 Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Angaben ausschließlich, um Ihre Anfrage zu prüfen, Ihnen eine fachliche Erst-Einschätzung zukommen zu lassen, bei Bedarf einen Termin oder ein Beratungsgespräch zu vereinbaren und Ihnen die gewünschten Informationen oder Unterlagen zu übermitteln. Die Angabe des Investitionsrahmens dient ausschließlich der internen Einordnung der Projektgröße und stellt weder ein Angebot noch eine Preiszusage dar.

8.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin) in Verbindung mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über die Pflicht-Checkbox im Formular erteilen. Den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung speichern wir als Nachweis (Privacy-Consent-Zeitstempel).

8.4 Speicherort und Verarbeitung im CRM

Ihre Angaben werden über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung an unser CRM-System unter app.scalehousing-systems.com übertragen und dort in einer MariaDB-Datenbank auf unserem eigenen Server (IONOS, Rechenzentrum EU) gespeichert. Zugriff haben ausschließlich berechtigte Mitarbeitende und Geschäftsführung von KMS 24 UG, die sich über ein passwortgeschütztes, rollenbasiertes Admin-Backend authentifizieren müssen.

Für eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an Ihren Daten wird ein internes Änderungsprotokoll (Audit-Log) geführt. Dieses Protokoll dient ausschließlich der internen Qualitätssicherung und ist nicht öffentlich zugänglich.

8.5 Automatische Bestätigung und interne Benachrichtigung

Nach erfolgreichem Absenden Ihres Formulars erhalten Sie eine automatische Bestätigungs-E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Diese Bestätigung dient ausschließlich der Information, dass Ihre Anfrage bei uns eingegangen ist und enthält weder Werbung noch externe Inhalte.

Parallel benachrichtigen wir intern die für Ihre Anfrage zuständigen Personen unseres Teams (Sven Gauditz / IT, Pawel Matynski / Marketing, Kevin Matynski / Geschäftsführung). Die Bearbeitung Ihrer Anfrage erfolgt ausschließlich durch diese intern berechtigten Personen.

8.6 Speicherdauer

Wir speichern Ihre Anfrage so lange, wie es für die Bearbeitung sowie eine eventuelle Vertragsanbahnung erforderlich ist. Kommt es zu keinem weiteren Kontakt, löschen wir Ihre Daten in der Regel spätestens nach 24 Monaten. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO) eine längere Speicherung erfordern, werden Ihre Daten bis zum Ablauf dieser Fristen gesperrt und nicht weiter verarbeitet.

8.7 Spam-Schutz

Zum Schutz vor automatisiert ausgefüllten Anfragen setzen wir ein technisch unsichtbares Honeypot-Feld ein. Hierbei werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet; das Verfahren ist datenschutzneutral. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch unserer Formulare).

9. Download-Angebot „Projekt-Infomappe" und Marketing-Einwilligung

Auf unserer Messe-Landingpage bieten wir optional den Download einer kompakten Projekt-Infomappe (PDF) an. Voraussetzung für den Download ist die Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse sowie die Erteilung von zwei voneinander unabhängigen Einwilligungen:

  1. Einwilligung in die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Angaben zur Bearbeitung Ihres Download-Wunsches (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
  2. Einwilligung in die werbliche Kontaktaufnahme per E-Mail. Damit erklären Sie sich einverstanden, dass wir Ihnen Informationen zu unserem Produkt, zu Projektbeispielen und zu Messeauftritten per E-Mail zusenden dürfen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG).

Sie können jede dieser Einwilligungen jederzeit unabhängig voneinander widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Der Widerruf ist formlos möglich, z.B. per E-Mail an info@scalehousing-systems.com, oder über den Abmelde-Link am Ende jeder werblichen E-Mail.

Den Zeitpunkt beider Einwilligungen speichern wir getrennt voneinander als Nachweis. Nach Widerruf der werblichen Einwilligung werden Ihre Daten nicht mehr für Marketing-Zwecke verwendet.

10. E-Mail-Kommunikation

Den Versand unserer Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails wickeln wir ausschließlich über unseren eigenen Mailserver mail.scalehousing-systems.com ab. Dieser Mailserver wird auf derselben Infrastruktur in der EU betrieben wie unsere übrigen Dienste. Eine Übermittlung Ihrer E-Mail-Inhalte an externe Mailversender, Tracking-Dienste oder Newsletter-Plattformen findet nicht statt.

Unsere E-Mails enthalten keine Tracking-Pixel und keine externen Tracking-Links. Sollten zukünftig Newsletter-Funktionen eingeführt werden, informieren wir Sie zuvor gesondert und holen Ihre ausdrückliche Einwilligung ein.

11. Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb unserer Organisation erhalten ausschließlich diejenigen Personen Zugang zu Ihren Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Eine Weitergabe an externe Dritte erfolgt nicht. Lediglich folgende technische Dienstleister kommen unvermeidbar mit Ihren Daten in Kontakt:

  • IONOS SE, Montabaur — Hosting des Servers und der zugehörigen Mail- und Datenbankdienste. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO.
  • Google Ireland Limited, Dublin (Irland) — Bereitstellung der Webfonts „Inter" und „Fraunces" (siehe Abschnitt 6).

Eine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet im Übrigen nicht statt.

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
  • Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Recht auf Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO),
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO),
  • Recht auf Widerruf einer einmal erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
  • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@scalehousing-systems.com. Bitte beachten Sie, dass wir zur Identifikation in begründeten Fällen ergänzende Angaben anfordern dürfen, um sicherzustellen, dass wir Auskunft oder Löschung gegenüber der berechtigten Person vornehmen.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Web: www.ldi.nrw.de

14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den unter Punkt 1 angegebenen Stand. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und unserer Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Seite abgerufen werden.